余丁:美术馆志愿者的学习与管理

中央美术学院人文学院副院长、教授余丁

  我本人就是一个志愿者,我在吴作人基金会做志愿者无偿工作已经八年了。作为志愿者,我认为还是以美术馆为核心的一个非营利组织特别是非营利艺术组织里一个非常重要的力量,也是美术馆管理的一个重要的组成部分。所以我今天是跟大家分享我个人在这些年的教学和实践当中对于志愿者的学习和管理的体会。

  首先,美术馆志愿者的学习。美术馆的志愿者是美术馆管理的一个组成部分,事实上绝大部分美术馆的管理者都是志愿者数量超过实际管理者数量。我们去美国东部的大都会等博物馆,那里大部分工作人员都是志愿者,前台或者展厅里站着的,或者教育部的工作人员,甚至是他们的典藏部、收藏部、财务等部门的管理者们很多都是志愿者,并不是在编或者正式的工作人员。我去年到今年两次进大都会的库房,一般来说围着我们的两个是正式的在编人员,有四五个到五六个是志愿者。所以志愿者的管理是博物馆、美术馆管理的一个重要的组成部分。志愿者的活动在美术馆里的活动中分为两种活动,一种是业务活动,一种是管理活动。所谓业务活动就是跟美术馆专业有关的活动,比如我们刚才讲的导赏,讲的美术馆观众教育等等活动,跟专业有关的活动。另外还有管理的活动,管理活动是辅助业务活动的,比如对于观众的组织,其他的一些相关的活动比如我们可能布置一下会场,去做一下设计,其他的一些相关活动都是管理活动。专业的业务学习和管理学习是美术馆志愿者必需的一个课程。当你去一个美术馆做志愿者的时候,你都需要学习专业,如果你到中国美术馆做志愿者,你需要学习美术方面的专业知识、美术馆方面的专业知识,同时还要学习管理方面的知识。因为志愿者队伍、志愿者的数量形成了一个有组织的结构,既然是一个组织,它就要学习管理。其实志愿者的管理是美术馆管理的一个很重要的部分。在学习过程中,第一步要学习的就是宗旨,我叫做认清宗旨,就是你为什么要到一个美术馆去工作。刚才前面两位教授都谈到了志愿者的动机,志愿者来美术馆工作的动机有多种多样,有的是为了多认识人,有的就是想提高自己的素养,有的是觉得这个地方比较好玩等等不同的动机,但是一旦这个人到了这个组织,到了美术馆,他要成为一个美术馆的志愿者,是美术馆的成员的一部分的时候,他就必须要对这个美术馆的宗旨有清醒的认识,就是我来这里是为什么而来的?我到这里是为什么而工作的?尽管是无偿的,但是我为什么要到这个地方来工作?对于宗旨的认识既是一个艺术组织或者一个机构的核心,同时对作为志愿者员工也非常重要。我们如果把志愿者看成它的员工的话,非营利的艺术组织里我们不是靠金钱和报酬来回报志愿者,而是靠他们对这件事情的认同,也就是对你的Mission的认同来凝聚大家的力量。所以帮助志愿者认清宗旨是第一个要帮助志愿者去学习的,你为什么到我这儿来,你可能有各种各样的动机,但是一旦进入这个机构,成为我的志愿者你必须要认清我的宗旨,并且我要帮助你认同我的宗旨,只有你认同我的宗旨你才会心甘情愿、无偿的在这儿服务,才会把你的某种理想和愿望落在实际的行动和工作上面。所以对宗旨的认识决定了志愿者对于机构是否认同,从而影响志愿者的行为。

  第二是在美术馆工作,作为志愿者要学习的就是怎样了解艺术,我们刚才把志愿者的活动称为业务活动和管理活动,业务活动方面是最重要的一个部分,你如果对艺术不了解,是个外行,对展品不了解,对作品不了解,对美术馆里与作品和艺术家相关的事不了解,你在这儿做志愿者就显得格外的突出,格外的让人觉得生疏,陌生,突兀。所以对于艺术的了解,我们觉得可能有这么几个方面:一是基础的美术史知识。你必须要了解艺术史,基本的艺术史知识,比如中国和世界艺术史的基本知识,不能一张嘴就说外行话,哪怕你不是做导赏的人,在这儿挂着美术馆的胸牌的时候别人问你你一问三不知,对艺术一点不了解,你可以到其他组织做志愿者,但是不适合在美术馆做志愿者。二是对艺术家和作品的了解。中国的美术馆展览的频率是很快的,这跟西方不太一样,因为西方美术馆的收藏比较专注,是以自己的藏品为核心做长期陈列的展览,每一个展览可能时间拉得比较长,所以换展的频率不高,而大部分展出的作品可能是博物馆的馆藏,这就使得志愿者对于作品和艺术家的了解不仅仅是通过这个展览来了解,还可以在日常工作中通过它的馆藏来了解。中国美术馆和西方美术馆不太一样,中国的美术馆由于历史原因造成我们的馆藏比较少,所以我们美术馆的运营过程中需要大量的做展览,中国美术馆一年120多个展览,这样高频率的换展过程就会导致你必须要对于每一个美术家和作品进行了解,新开的一个展览,这个艺术家是干什么的,怎么回事,你需要作为志愿者去了解。三是对于艺术作品全方位的认识,这涉及到第四点,涉及到理解和阐释是有相关性的,一个艺术作品在某种环境下,这是涉及到对艺术的理解问题,这一点不管是做导赏的志愿者还是在美术馆其他部门工作的志愿者都有这样的要求,对一个艺术作品的评价是动态的,不是静态的,是持续的一个评价,作品从产生的时候它会在某种语境下是那样的一种意义,但是随着时代的发展,放在今天这个语境下面或者我们把它放在一个特别策划的展览的语境下面,它会呈现出另外一种或者超越原先意义的那样一种作品价值,所以我们帮助志愿者去认识艺术作品,不是一种僵化的认识,而是一种全方位的动态认识,这是我们对志愿者在学习过程当中需要了解的。可能我们在做导赏培训的时候会教你一套说辞,这套说辞就是艺术史上固定的说辞,也许放在这个展览里它有更多的意义,在我们固定说法之外的意义。这就是为什么在美术馆里有语音导览,现在很多人批评这个语音导览,因为语音导览给观众固定的一种知识,语音导览似乎是很权威的,因为是博物馆和美术馆提供的语音导览,我已经告诉你这个作品讲什么故事,构图怎么样、色彩怎么样,都给你讲了,但是它限制了一个观众对于作品自身的他自己的理解,他会根据你的语音导览理解这个作品,而不是自己对于作品进行判断。作为志愿者来说,对观众的教育其实是对他的审美教育、艺术教育,是要他自己去发掘美的东西,是培养他的审美能力的,而不是教他知识。所以志愿者作为美术馆的一个员工,我们也不是用一种僵化的方式来对他进行教育和学习。

  另外为什么是多层次、多角度的理解和解释呢?当你遇到不同观众的时候你需要给出不同的解释,比如你遇到一个三岁或者五岁的小孩看了一个展览,和遇到一个六十岁的老大爷对这个作品的阐释是不一样的,你不能用对老大爷的阐释方式去跟小孩说这个事,所以一个全方位的认识和多角度的理解和阐释在美术馆志愿者的学习过程中至关重要。

  还有一个学习是拓展观众。中国美术馆教育部曾经办过几次观众拓展的研讨会,有一个是国际研讨会。拓展观众是作为美术馆功能的一个重要的部分,就是它的公共教育功能的部分,也是美术馆作为一个品牌,作为一个自己运营的重要部分。我写了三个关键词,这三个关键词是有逻辑关系的,当我们谈艺术行销的时候,其实它的核心部分是指观众拓展,就是你怎么能让更多的观众走进美术馆,让走进美术馆的观众变成你的固定观众和常态观众,或者让这些常态观众变成能够有高审美素质的观众,这是观众拓展或者市场艺术行销的核心。而观众拓展的核心部分、核心方法是观众教育。所以在拓展观众这个领域里,志愿者承担了最重要的一项工作,因为他会直接面对观众,美术馆很多部门的工作人员、很多部门的管理者不会直接面对观众,但是志愿者会直接面对观众。所以拓展观众的核心部分是观众教育,要做观众教育,必须自己的素质要提高。所以我认为观众拓展是志愿者的中心任务,你怎么能够让观众进到了一个美术馆里随时随地能够有审美的收益,审美的收获。

  第二个问题是美术馆志愿者的管理,对于这个问题的管理,我个人其实认为志愿者管理和一般的美术馆管理没有什么两样,你不要把它当成一个特殊群体对待。这是我的观念,尽管他们是提供无偿自愿的工作,但是一旦进入到一个美术馆里,他们仍然需要变得专业,变得有热情。我随便找了一个美国博物馆的志愿者招募和管理的条件截屏下来,第一是志愿者需要填的一些表格,可以在网上申请。第二它讲了美术馆志愿者的主要工作是哪些,比如导赏、管理等等,有哪些工作是提供给你的。第三是它会问你一些问题,一个是它给你一些志愿者的权益,会规定在商店买东西的时候有15%的折扣,会告诉你什么时候可以成为志愿者,会问你一些问题。这是一般的国外美术馆,随便你去找一个美术馆的网站都可以看到。昨天晚上看大都会博物馆志愿者的网站,详细介绍了大都会博物馆的志愿者起源于什么时候,现在大概有差不多1800名志愿者在为大都会工作等等。这些工作不是专门做导赏,是分布在博物馆里面的不同部门。中国可能目前在美术馆的志愿者主要是做导赏部分,实际上志愿者对于美术馆管理的参与会为美术馆带来更多的生机和力量,因为他们是无偿的,是靠热情来工作的,他们是靠对美术馆的宗旨的认同来工作的。他们的思想境界、品德是高尚的,他到这儿来工作,这里很多利益的东西可能会没有。

  我大概讲了这么几点。对于志愿者的管理,第一就是定位清晰,你要志愿者来干什么,或者志愿者到了一个美术馆里,他的工作范围是什么,一是一定要非常清楚他自己的工作范围,或者从管理者的角度来说,你要清楚的规定他的工作范围。二是要让志愿者相信他自己参与到这个美术馆的工作当中能发挥他的价值,而不是作为一个局外人或者是辅助者,他应该是这儿的主人,是员工的一部分。这是对Mission认同基础上的一个判断。三是志愿者绝不是个人,而是一个组织,是一个机构,所以一定是跟别人合作,他一定是要有团队的力量,一定是相互之间的一种配合。

  第二、管理上划清范畴。为什么要做志愿者管理。比如我们美术馆要准备招募100名志愿者,对志愿者的管理就要回答这么几个问题:我为什么要招募志愿者?为什么需要这样的志愿者?二是对于志愿者的方案,我请了这些志愿者让他们干什么,他们只是做导赏吗,还是帮我们做其他领域的事?我们让他们参与到美术馆的工作参与到什么程度?三是我们对志愿者的期待是什么。四是兼职是什么意思,我们知道所有的志愿者如果他还有其他一份工作的话,他到这儿来工作是兼职,他只能利用业余时间来工作,利用业余节假日和晚上时间来工作,这样一个兼职的工作,你对他会提出什么要求。你说我周一馆里开个会,开一个志愿者会,他可能来不来,因为他要上班。这是对于兼职的认识。五是头衔,你给他什么头衔,他在美术馆是什么样的位置,你说我是一个志愿者,是哪一块的志愿者。我自己是个搞美术史的,我带了十几个学生进美国的博物馆,进MOMA,我会自己跟学生自己来讲,我不会再找人来做讲解,但我自己给学生做讲解是被制止,人家告诉我说你得请我们的志愿者来讲解,你不能讲解。我说为什么?因为我们的美术馆管理里面我们的讲解员都要有认证,要有讲解员的资格。纽约大学美术史的一个教授,是曾经在那儿认证过的,他可以来讲。我虽然是中央美院的教授,我也懂艺术史,但是我不能在那儿给这么多人讲,我可以跟三两个人轻声的讲讲,但是我不能给一大队人讲解,这是不可以的。这里涉及到当他给我请来一个讲解员教我的学生的时候,他有一个头衔,他是什么?这个人就是一个志愿者,他有一个头衔,他可能正常的工作是某某大学艺术史系的博士,但是你需要在美术馆里也给他一个头衔,而不是一个简单的讲解员。我们以前把导览都叫做讲解员,对讲解员的水平没有太多定位,或者说是比较低层次定位的一个名称,所以我觉得头衔很重要。六是指挥系统是什么情况,我们怎么去调配和指挥这个志愿者。七是首要优先的工作是什么,志愿者进来以后第一个要做的事情是什么,志愿者的方案和预算,丁教授刚才讲了,现在志愿者是无偿工作的,但是我们做志愿者管理的要给他提供基本的生活包括他的出行、保险等等。八是多久和怎么样进行评估,你怎么评估志愿者的工作。十是如何确保美术馆机构的全面参与。对于志愿者的管理不是公共教育部一家的工作,而是整个美术馆的中心工作,是整个美术馆各个部门都应该参与的一个工作,这个责任不是指望在公共教育部头上。

  当一名志愿者被招募上来以后,我们如果要做志愿者的管理,可能需要有这样一些流程,比如做一个方案,一个美术馆如果做志愿者的管理工作,先要做一个志愿者方案,另外就是志愿者的招募、面试、培训、督导、动机,这都是艺术机构管理学里的东西。这里涉及到先写方案,然后面试、培训,最后做评估,这几个过程在志愿者管理上同样是必须要有的,特别是最后的评估部分,这是志愿者管理评估的部分。

  另外就是对团队的整合,刚才我讲了一是定位清晰,二是划清范畴,三是分析授权,四是整合团队。整合团队我列了十点:1、善用有经验的志愿者,他已经有了这方面的工作经验。2、志愿者来的时候,新来的志愿者一般做秘书和助理工作,做辅助工作,哪怕他给一个老的志愿者、有经验的志愿者做秘书和辅助工作,这就是用志愿者带志愿者,志愿者本身也有自我管理。3、团队里还有做公关工作和观众拓展工作的人员。8、可以是理事会成员,特别是对民营美术馆而言,民营美术馆是董事会或者理事会制度,里面的理事会成员本身是可以成为志愿者的,虽然他是投资人,但是他也可以成为一个美术馆志愿者。9、美术馆馆长对于志愿者的管理极为重要,如果一个志愿者怀着对美术馆的热爱来工作,能够时时、经常性的看到馆长对他的关怀,他感觉到这个机构对他是认同的。

  美术馆志愿者团队组织要素:一是详细确立主管对工作的期待。二是哪些工作是可以委托出去的,哪些工作是不可以委托出去的,志愿者的管理和一般在编正式工作人员之间哪些工作是要正式工作人员做,哪些工作可以委托出去。三是决定哪些工作准备委托出去后,可以委托出去的工作在志愿者管理当中有一些是暂时不用委托出去,有些是可以马上委托出去。四是找到内部和外部的人力资源。五是人力资源管理,对志愿者进行培训。六是清晰的告诉委托志愿者工作内容、日程。七是创建一个志愿者工作团队,八是构建沟通系统,九是评估工作绩效,让荣耀回归到每一个参与者。

文档来源: 中国美术馆